Hinweis: Dieser Guide beschreibt praktische Grundsaetze. Lassen Sie Nummernkreise und Korrekturprozesse von Ihrer Kanzlei pruefen.
Viele Shopify-Haendler verwenden anfangs die Shopify-Bestellnummer als Rechnungsnummer. Das kann fuer kleine Setups naheliegend sein, ist aber nicht automatisch die beste Loesung. Eine Bestellung ist ein Commerce-Ereignis. Eine Rechnung ist ein steuerlicher Beleg.
Was eine gute Rechnungsnummer leisten soll
- Sie identifiziert eine Rechnung eindeutig.
- Sie folgt einem erkennbaren Nummernkreis.
- Sie passt zum Rechnungsdatum und zur Archivierung.
- Sie bleibt auch nach Storno oder Korrektur nachvollziehbar.
- Sie erscheint identisch in PDF, App-Datensatz und DATEV-Export.
Bestellnummer ist nicht gleich Rechnungsnummer
Shopify-Bestellnummern sind fuer den Shopbetrieb gemacht. Rechnungsnummern sollten fuer die Buchhaltung gemacht sein. Je nach Prozess kann es sinnvoll sein, beide Werte zu speichern.
Nummernkreis definieren
Ein einfacher Nummernkreis koennte etwa das Jahr enthalten, zum Beispiel RE-2026-000123. Wichtig ist nicht die konkrete Optik, sondern die Konsistenz.
Stornos und Korrekturen
Ein haeufiger Fehler: Eine Rechnung wird nachtraeglich geaendert, ohne dass die Aenderung als eigener Vorgang sichtbar bleibt. Besser ist ein Prozess, in dem der Originalbeleg bestehen bleibt und ein Korrekturbeleg oder eine Stornorechnung erzeugt wird.
Was im DATEV-Export passieren muss
Die Rechnungsnummer sollte im Belegfeld oder Buchungstext wieder auftauchen. Wenn Stornos eigene Belege erzeugen, sollten sie auf den Ursprung Bezug nehmen. DATEV und PDF duerfen nicht zwei verschiedene Geschichten erzaehlen.
Rechnungsnummern ohne manuelle Listen
HermitTaxDE erzeugt und verwaltet Rechnungsdatensaetze mit GoBD-naher Nummern- und Stornologik direkt im Shopify-Workflow.